電話アプローチ
媒体を知ること
まず第一に必要なことはなんでしょうか？
それは、どのような媒体があるかを知ることです。
たとえば、雑誌といっても様々で、経済誌から情報誌、業界誌、女性誌、コミック誌、ホビー誌など様々な種類の雑誌があります。
その数は２０００〜３０００誌以上あると思います。
そして、自動車やバイクの専門誌だけでも100誌以上。
女性誌に関してもティーンエージャー向けから、20代向け、30代向け、40代向けと年齢別に区分されているだけでなく、同年代向けの雑誌でも、庶民派？の雑誌からセレブ志向の強い雑誌まで、と読者層がかなり細分化されているのです。
あなたが、ニュースリリースを出す場合、そのすべての媒体にリリースを出しても、送料の無駄。ターゲットを絞って掲載の可能性が高いところに送らなければなりません。
むしろ、予算から逆算して、何媒体ぐらいにリリースが発送できるかを考え、その数からどのジャンルの雑誌にリリースを送ればいいかを決定したほうがベターです。
日頃から、ある程度、各メディアの特性を把握しておきましょう。
こちらからリリースを送ったのに、
「おたくはどんな雑誌ですか？」
などとは、決して言っていけませんよ。
書店に入ったら、いつも雑誌コーナーにいき、立ち読みにせよ、買い求めるにせよ、どんな雑誌があって、どんな中身になっているか、を確認するくせをつけましょう。
一般紙、業界紙は、会社で購読してもらいましょう。
メディアに関心を持ち、メディアを知るという姿勢が大切です。
リリースは送ったら、それで終わり？
一度に多くの媒体に紹介されるためには、プレスリリースを作成しそれを媒体に対し発送するのがもっとも手っ取り早い方法です。
しかし、編集者や記者の手もとには、毎日山のようなリリースが送られてきます。
その中から、あなたが送ったリリースが使われる確率は、残念ながら高いとはいえません。
そのため、プレスリリースを送ったらあとは掲載を待つというのではなく、積極的にメディアにアプローチして掲載の確率を高める努力が必要です。
アプローチ方法は、「電話」と「持ち込み」の2つ
アプローチの方法には、「電話でのアプローチ」と「持ち込みによるアプローチ」の2つがあります。
リリースを送ったら、まずリリースがいつ頃届いたかを計算の上、届いた日から2〜3日後を見計らって、メディアに電話をかけます。
届いたその日に電話をかけても、リリースに目を通していない可能性が高いので、リリースを見た後でというのが原則。
電話のかけ方は、
「○○の広報を担当しています△△と申しますが、新製品コーナーの担当の方はいらっしゃいますか」
と担当の方を呼び出してもらいます。
この場合、できれば単に新製品コーナーというのではなく、たとえば「『What’s New』のコーナー担当の方はいらっしゃいますか」とその媒体のコーナー名を調べて言った方がよいでしょう。
雑誌によっては、商品の種類により分類され、新製品コーナーが複数ある場合もありますし、実際のコーナー名を口にすることにより、相手が親近感を持ってくれる可能性があるからです。
ただ、コーナー名は時々変わったりしますから、具体的なコーナー名を口にする時には、最新号でそのコーナーがあることを確認してからにしましょう。
コーナー名が変わっていても、つい最近コーナー名が変わったのであれば、問題ないかもしれませんが、1年も前になくなったコーナー名を口にするようでは、広報失格です。
電話アプローチのコツ
本来なら、リリースを送る前に、どのような媒体にどのような名称のコーナーがあるかを調べた上で、実際にその媒体に電話をかけ、
「○○の広報を担当しています△△と申しますが、リリースを□□のコーナーのご担当者の名前を教えていただけませんでしょうか」
と問い合わせておく方が、さらによいでしょう。
電話口に担当者が出たら、
「先日○○の件に関するリリースを送らせていただいたのですが、ご覧になっていただけましたでしょうか（もしくはお手元に届いていますでしょうか）」
と確認をします。
担当者がリリースのことを覚えていれば、製品の特長を述べます。
といっても、担当者は忙しいので、あまり説明が長くなるようではいけません。
相手が話を聞いてもらえそうな雰囲気だったら、製品のＰＲをすればいいのです。
その際のコツをお教えしましょう。
たとえば、
「買ったばかりの瓶詰め食品の蓋を開けるのは、けっこう力がいりますよね。
そのような場合にこの商品があれば、握力の弱い方でも楽に開けることができるのですよ。
実際に私も使ってみましたが、とっても簡単に開いたのでびっくりしました。
デザイン的にも優れていますから、読者の方々にご紹介いただけたら」、というように、製品の長所を、体験を踏まえてＰＲすることができればさらに効果的です。
とはいえ、実際に相手がリリースのことを覚えているという確率は、残念ながらあまり高くありません。
「そんなものが来ていたような気もします」とか、
「たぶん届いているでしょう」
といった反応が返ってくる場合がほとんど。
そのような場合は、
「（非常に良い製品ですので）掲載に関してご検討いただきたいと思います。念のためファクスを送らせていただきたいのですが、ファクス番号を教えていただけないでしょうか」
と、確実にその人の手もとにリリースが届くようにしましょう。
さらに、
「編集部のどなた様宛にファクスすればいいでしょうか」
と担当者の名前も聞き出し、リストを作成、または訂正しておけば今後役に立ちます。
